一、收文程序

外单位来函、来文由秘书处行政管理人员负责签收、登记、并在文件处理签提出拟办意见，送秘书长或副秘书长处理。主管部门和上级协会、会员单位等重要文件应送秘书长阅后交理事长、副理事长阅批。

二、发文程序

对外发文文件由起草人拟定并附发文签送秘书长审定后由理事长签发。秘书长和理事长出差在外时，可由副秘书长或办公主任审定后，由得到授权的副理事长签发。

三、文件办理

秘书处行政管理人员应对每周待办的文件进行汇总，并交秘书长检查，以免积压误事。需要跟踪、反馈的重要文件，拟稿人应协同行政管理人员做好跟踪、反馈工作。急件、重要文件，承办人员应及时处理，并及时向秘书长或理事长报告处理情况。

四、文件归档

秘书处行政管理人员负责文件的归档整理。要保证文件的系统性、完整性，做到查阅方便、及时。文档的归档整理原则上每月一次，每年要独立成册。

• 文件销毁

原则上每半年对过期或过时文件资料进行一次销毁。由文件管理人员联系文件公文指定销毁点进行销毁。